cookies

Serwis korzysta z plików cookies. Korzystanie z witryny oznacza zgodę, że będą one umieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Mogą Państwo zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce.

Etykieta komunikacji

0110.2018

Efektywna komunikacja to  przede wszystkim profesjonalne podejście do odbiorcy naszego przekazu. Ważne jest, aby znać swoje audytorium. W komunikacji ze swoim odbiorcą zawsze staraj się skonkretyzować swoje cele, ponieważ odbiorcy naszego przekazu zbyt często zastanawiają się jaki cel miała właśnie przeprowadzone rozmowa, albo zastanawiają się, dlaczego pismo, które wysłaliśmy, trafiło do nich. Komunikacja to nie tylko odbiorca i określenie celu, to także forma przekazu, która może być pisemna, elektroniczna lub werbalna, a każdą z nich określają zasady etykiety.

W komunikacji bezpośredniej wszystko, co mówimy i robimy, nasze gesty, odruchy, mimika niosą ze sobą konkretny przekaz, który może nam pomóc lub zaszkodzić, dlatego ważne jest, aby nauczyć się wysyłać pozytywne sygnały. Jedną z najważniejszych cech komunikacji osobistej jest umiejętność słuchania i należy ją doskonalić podobnie jak sztukę mówienia. O tym, że jesteśmy skoncentrowani na słuchaniu naszego rozmówcy, świadczy przede wszystkim skupianie uwagi na nim, zrelaksowana pozycja bez skrzyżowanych rąk, potakiwanie głową na znak zrozumienia, zadawanie pytań zachęcających do rozmowy, czy parafrazowanie w celu potwierdzenia zrozumienia przekazu. Świadomość sygnałów niewerbalnych jest istotna w komunikacji osobistej, jednakowo tych, które wysyłamy, ale także tych, które rozmówca kieruje do nas.

Rozmowa telefoniczna odzwierciedla nasze opanowanie i profesjonalizm, wiele mówi o nas samych i o firmie, w której pracujemy. Rozmawiając przez telefon, powinno się mówić trochę wolniej, niż podczas rozmowy bezpośredniej, uśmiech podczas rozmowy jest niezwykle ważny, daje ciepło i szczerość rozmówcy, jeżeli w trakcie rozmowy musisz poszukać jakiejś informacji dla osoby dzwoniącej, zawsze zawieś połączenie, jednak nie dłużej niż na minutę, w innym przypadku zaproponuj, że oddzwonisz. Odbierając telefon spoza firmy, zaczynamy od powitania, a następnie przedstawiamy się, w przypadku telefonu wewnętrznego wystarczy tylko się przedstawić. Na spotkaniu lub w towarzystwie, odbieranie telefonu nie należy do dobrych manier. Jeśli jednak spodziewamy się bardzo ważnej rozmowy i będziemy musieli odebrać, należy uprzedzić o tym wszystkich na początku spotkania i przeprosić, w chwili odbioru. Korzystając z funkcji głośnomówiącej, w przypadku gdy nie jesteśmy sami, zgodnie z zasadami, zawsze uprzedź swojego rozmówcę, że rozmowa prowadzona jest przez głośniki zewnętrzne, przedstaw osoby słuchające rozmowy i wyjaśnij, dlaczego biorą w niej udział, nawet jeśli nie zabierają głosu. Oddzwanianie to ostatnia zasada etykiety telefonicznej, zawsze oddzwaniamy, jeżeli się do tego zdeklarowaliśmy, najdalej w ciągu jednego dna roboczego.

Korespondencja służbowa ma wiele stylów: oficjalny, nieformalny, biznesowy oraz różne formy: listy, raporty, notatki służbowe, faksy. Taka korespondencja zawsze powinna być czytelna i rzeczowa, a cały dokument przed wysłaniem powinien być zredagowany i poddany korekcie. Warto pamiętać, że wszystkie pisma, które tworzymy, trafiają do akt służbowych i stanowią wizerunek swojego autora. Etykieta biznesowej korespondencji elektronicznej - netiquette znacznie różni się od prywatnego mailowania. Wiele osób w biznesie korzysta z tego właśnie kanału komunikacji, mail może być trochę mniej oficjalny, jednak nie można zbytnio się spoufalać z odbiorcą, istnieje ryzyko, że nasz przekaz zostanie niewłaściwie zinterpretowany.

 

XOXO

Żaneta

 

Powrót do bloga

Zapisz się Newsletter

Akceptuję regulamin serwisu Żaneta Manikowska, politykę prywatności i chcę zapisać się do newslettera

Copyright 2017 wszelkie prawa zastrzeżone
Projekt i wykonanie: logo firmy MEETMEDIA